Politika varstva osebnih podatkov

 

Namen politike varstva osebnih podatkov je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z družbo PROUD, d.o.o., Kočevje, (v nadaljevanju: »družba«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša organizacija.

 

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

 

Osebne podatke obdelujemo v skladu z evropsko zakonodajo (Uredba (EU) 2016/697 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o pretoku takih podatkov (v nadaljevanju: »Splošna uredba«), veljavno slovensko zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

 

Politika varstva osebnih podatkov vsebuje informacije, na kak način naša družba kot upravljavec obdeluje osebne podatke, ki jih prejme od posameznika na osnovi pravnih podlag.

 

  1. UPRAVLJALEC

Upravljavec osebnih podatkov je družba:

 

Proud, družba za preventivno zdravje, d.o.o.

Naslov: Trata XIV 6A, 1330 Kočevje

E-pošta: info@ponos.si

Telefon: 031 015 416

 

 

  1. POOBLAŠČENA OSEBA

V skladu z določilom 37. člena Splošne uredbe pooblaščene osebe nismo imenovali, če pa imate kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov, se lahko vedno obrnete na nas na info@ponos.si

 

 

 

 

  1. OSEBNI PODATKI

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

 

 

  1. NAMENI OBDELAVE IN PODLAGE ZA OBDELAVO PODATKOV

Organizacija zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

 

 

4.1. Izvajanje pogodbe

 

V primeru, ko posameznik z družbo sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, družba ne more skleniti pogodbe, prav tako družba ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo.

 

 

4.2. Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

 

V kolikor družba nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

 

 

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na info@ponos.si ali z redno pošto na naslov družbe. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

 

  1. HRAMBA IN IZBRIS OSEBNIH PODATKOV

Družba bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor družba podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranila za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z družbo, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih družba obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, družba hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in družbo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani družba podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih družba obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo družba hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Družba lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Po preteku obdobja hrambe mora družba osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

 

 

  1. POGODBENA OBDELAVA OSEBNIH PODATKOV IN IZNOS

Družba lahko za posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

 

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje organizacija so predvsem:

 

Družba za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi tudi seznam pogodbenih obdelovalcev, kjer so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci s katerimi organizacija sodeluje.

 

Družba v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil organizacije in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

 

Družba kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

 

  1. VAROVANJE IN TOČNOST PODATKOV

Družba skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščiteni z geslom.

 

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Družba se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko na posameznika obrne za potrditev točnosti osebnih podatkov.

 

 

  1. PRAVICE POSAMEZNIKA GLEDE OBDELAVE PODATKOV

V skladu s Splošno uredbo ima posameznik sledeče pravice iz varstva osebnih podatkov:

 

Zahteva lahko informacije o tem, ali imamo njegove osebne podatke in, če je tako, katere podatke imamo ter na kakšni podlagi jih imamo in zakaj jih uporabljamo;

zahteva lahko dostop do svojih osebnih podatkov, kar mu omogoča, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih ima organizacija ter preveri, ali jih organizacija obdeluje zakonito;

zahteva lahko popravke osebnih podatkov, kot je popravek nepopolnih ali netočnih osebnih podatkov;

zahteva lahko izbris svojih osebnih podatkov, kadar ni razloga za nadaljnjo obdelavo oziroma kadar uveljavlja svojo pravico do ugovora glede nadaljnje obdelave;

ugovarja lahko nadaljnji obdelavi osebnih podatkov, kjer se organizacija sklicuje na zakoniti poslovni interes (tudi v primeru zakonitega interesa tretje osebe), kadar obstajajo razlogi, povezani s posameznikovim posebnim položajem; posameznik ima pravico kadarkoli ugovarjati, če organizacija obdeluje osebne podatke za namene neposrednega trženja;

zahteva lahko omejitev obdelave svojih osebnih podatkov, kar pomeni prekinitev obdelave osebnih podatkov, na primer, če posameznik želi, da organizacija ugotovi točnost ali da se preverijo razlogi za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov;

zahteva lahko prenos svojih osebnih podatkov v strukturirani elektronski obliki k drugemu upravljavcu, v kolikor je to mogoče in izvedljivo;

prekliče lahko privolitev oziroma soglasje, ki ga podal za zbiranje, obdelavo in prenos svojih osebnih podatkov za določen namen; po prejemu obvestila, da je umaknil svojo privolitev, bo organizacija prenehala obdelovati osebne podatke za namene, ki jih prvotno sprejela, razen če organizacija nima druge zakonite pravne podlage za to, da to stori zakonito.

Pri uveljavljanju pravic iz tega naslova, oziroma v primeru, da posameznik meni, da so mu pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ, to je Informacijski pooblaščenec na spletni strani: https://www.ip-rs.si/.

 

Če želi posameznik uveljavljati katero koli od prej navedenih pravic, lahko pošlje zahtevek po elektronski pošti na info@ponos.si ali z redno pošto na naslov družbe. Na zahtevo, ki se nanaša na pravice posameznika, bo družba odgovorila brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru, da bi se ta rok ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev, podaljšal (za največ dva dodatna meseca), bo posameznika o tem obvestila. Dostop do posameznikovih osebnih podatkov in uveljavljene pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko organizacija zaračuna razumno plačilo, v kolikor je zahteva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti če se ponavlja. V takšnem primeru lahko družba zahtevo tudi zavrne. V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo morebiti morala družba od posameznika zahtevati določene informacije, ki mu bodo pomagale pri potrditvi identitete posameznika, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

 

Če ima posameznik kakršnakoli vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, se lahko vedno obrne na družbo  preko elektronske pošte na info@ponos.si ali z redno pošto na naslov družbe.

 

  1. OBJAVA SPREMEMB

Vsaka sprememba naše Politike o varstvu osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani družbe: www.ponos.si. Z uporabo spletne strani posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino te politike varstva osebnih podatkov.

 

Politiko varstva osebnih podatkov je sprejela odgovorna oseba, dne 1.3.2022